Памятка имеет обязательный характер для согласовавших ее следующих железных дорог: A3, БЧ, MAВ, ГР, КЗХ, КЖД, КРГ, ЛДЗ, ЛГ, ЧФМ, МТЗ, ПКЦ, РЖД, ЖСР, ТЖД, УТИ, УЗ, ЧД, ЭВР и рекомендательный характер для БДЖ, ДСВН, ЗЧ, СНЧФР, ТУРК.

Содержание
1. Основные положения
2. Рекомендации
3. Отдельные поля
Контрольный номер: NR
Страна создания: РО
Центр создания: NC
Дата создания: CD
Язык входного формуляра: WL
Степень секретности: RD
Актуальность: ЕХ
Автор: AU
Принадлежность: AF
Организация / предприятие авторов: CS
Официальное название документа: ОТ
Переведенное название: ТТ
Название журнала: РЕ
Издательство: РВ
Адрес: АБ
Почтовый индекс: LC
Место издательства: PL
Страна издательства: CY
Дата выхода в свет: PD
Издание, том: VN
Номер серии: NO
Указание страниц: PG
Код издания: RN
ISSN:SN
ISBN:BN
Иллюстрация: IL
Указание литературы: ВВ
Карты: МР
Планы: СА
Графики: GR
Таблицы: ТА
Индекс: IX
Глоссарии: DI
Приложения: AN
Вид документа: DT
Форма документа: РТ
Язык документа: LA
Язык резюме: LS
Локализация: IС
Форма копии: FO
Резюме: R
Дескриптор ОСЖД: JT
Код дескриптора ОСЖД: KD
Ключевые слова: KW
Рубрики тезауруса ОСЖД: JC
Другие классификации: ОС
4. Используемые коды стран: Поля РО и CY
5. Используемые языковые коды: Поля WL, LA и LS
6. Обозначение вида документов: Поле DT
7. форма документов: Поле РТ
8. Входной формуляр для обработки данных
по памятке 0 905/2

1. Основные положения

Поля, предусмотренные входным формуляром, имеют обязательный (О) или необязательный характер (F). Первые из них необходимы для единой обработки информации, другие заполняются в тех случаях, когда документ проверен  и имеет к этим полям отношение. Они способствуют лучшему описанию документа.

Входной формуляр общий для ОСЖД и МСЖД. Эти органы в настоящее время не имеют общего тезауруса. Для них в формуляре предусматриваются поля дескрипторов и словарных статей, которые заполняются только при наличии соответствующих данных. Остальные поля заполняются в соответствии с указанными правилами.

Независимо от языка/языков, на которых составлен документ, для обработки входного формуляра, необходимо выбрать один из официальных или согласованных языков ОСЖД или МСЖД (русский, китайский, английский, французский, немецкий), как рабочий язык.

2. Рекомендации

Железные дороги обозначаются при помощи их официальных сокращений, которые должны быть записаны соответствующим способом (латинским шрифтом без ударений).

Все остальные сокращения должны, хотя бы один раз, в заглавии или в резюме быть записаны в развернутой форме на данном языке. В переводе сокращения должны быть сохранены в оригинальном виде, если нет другого, всем известного или созданного в ходе международной деятельности данной организации, соответствующего сокращения.

Каждый Центр выдачи документа может записывать его в любом выбранном виде (маленькими или заглавными буквами).

Если не применяются исключительно заглавные буквы, то их употребление соответствует правилам языка, на котором выдается документ.

 3. Отдельные поля

         Контрольный номер: NR

Присваивается страной происхождения. Первые четыре знака предназначены для стандартного обозначения дороги, которая выдает информацию. Если сокращенный вид названия дороги состоит из менее чем четырех знаков, то недостающие знаки заполняются нулями. Последующие шесть нумерических или альфа-нумерических знаков без пробелов или других знаков могут быть использованы в любом виде для местного обозначения составляемого входного формуляра.

               Например: SNCF-000185

                                  UICO-000047

              Страна создания: РО

 Речь идет о стране, которая составляет входной формуляр (не путать со страной, которая издала документ). Применяется стандартное сокращение согласно ISO-3166, (смотри список в приложении).

              Например: CZ (Чехия).

             Центр создания: NC

Стандартное сокращение места центра создания библиографического описания документа определяется путем договора с этим центром.

            Дата создания: CD

Дата сбора должна быть записана согласно стандарту ISO-8601, т.е. AAAA-MM-DD (год-месяц-день).

(-) Разделительные знаки обязательны, а отсутствующие цифры заполняются нулями.

           Например: 1992-09-24 для 24 сентября 1992 г.

          Язык входного формуляра: WL

Один из языков ОСЖД или МСЖД (русский, китайский, английский, французский, немецкий) - избранный в качестве рабочего языка.

Обозначается согласно ISO-639 двумя прописными буквами.

          Например: de(немецкий).

          Степень секретности: RD

Возможны три варианта:

·без обозначения, если документ не секретен,

·9999 если документ секретен на неограниченное время,

·год окончания действия секретности, если документ секретен до определенного времени (включительно) АААА.

                       Актуальность: ЕХ

Год АААА окончания актуальности информации данного документа, когда описанные данные могут быть отменены. Решение зависит от информационной заинтересованности пользователя и от значения информации для потребителей.

В случае, если это поле не имеет обязательного характера, его использование содействует более качественному управлению библиографическим банком данных.

Если не существует других временных вспомогательных координат, эти данные могут быть указаны в соответствии с опытом:

Годовая статистика:                                без временных ограничений

Основной документ:                               10 лет

Статья, с ценным содержанием:            5 лет

Статья информационного характера:    3 года

         Авторы: AU

Число указанных авторов (натуральное лицо) ограничивается до трех. Фамилии должны быть записаны в очередности, указанной на документе, и разделены знаком (%).

При наличии более 3 авторов, необходимо дать пояснения  «et аl» (и другие).

В соответствии со стандартом ISO 690.7 сначала указывается фамилия, затем имя в полном или сокращенном виде (инициалы без пробелов, после которых всегда ставится точка).

        Например: Иванов Иван Петрович,  ZOMBECKI Jezy.

                            Иванов, И.П.   ZOMBECKI, J.

       Принадлежность: AF

В этом поле указываются органы (максимально 3), к которым принадлежат авторы документа, указанные в графе AU.

Названия органов разделяются знаком (%). Если авторы принадлежат к одному органу, достаточно указать его название один раз. Если нет, то необходимо соблюдать ту же последовательность названий органов, что и у авторов. В случае, если принадлежность автора к органу неизвестна, следует соответствующее ему место оставить незаполненным.

      Например: пишут DB

                          для неизвестного %DB%DR

                          для известного DA%DB%DC

За исключением сокращенного вида названий железных дорог, все названия должны указываться в развернутом виде или дополнены сокращением, указанным в скобках.

Если существует опасность ошибки, в скобках надо указать географические данные.

      Например: FS Ecole normale superieure (Paris)

В случае если понятие принадлежит другому, более общему понятию, то сначала надо указать более широкое понятие, чтобы четко отделить его от подчиненного понятия и выделить иерархическую структуру.

      Например: Россия Министерство транспорта.

В случае возникновения сомнений, следует воспользоваться стандартом ISO-690.7.

      Организация / предприятие авторов: CS

Организация /предприятие, ведающие изданием, указываются согласно правилам описания принадлежности, указанным выше. Знак (%) является разделителем.

      Официальное название документа: ОТ

Названия пишутся в соответствии с транскрипцией языка оригинала, как это указано на обложке. Подзаголовки отделяются друг от друга и от названия при помощи двоеточия (:). Точка в конце не ставится. 

     Например: СНЦФ: отчет о деятельности в 1991 г

Если журнал (документ) издается на трех языках (например: английском, французском, немецком), то в этом поле название дается на английском языке.

При необходимости следует пользоваться стандартом ISO-690.

    Переведенное название: ТТ

В этом поле, соблюдая те же правила заполнения, указывается переведенное название документа на языке страны, которая обработала документ, созданный другой страной или на одном из рабочих языков.

Можно воспользоваться этим полем также для внесения неофициального названия документа, причем оно должно быть записано на языке оригинала.

    Например: While paper transport policy

                        Белая книга транспортной политики

    Название журнала: РЕ

Название документа записывается в неизмененном виде, также если он содержит сокращения, причем название статьи опускается в заглавии. Названия таких видов документов, как сборник законов, журнал, газета и т.д. сохраняются. Подзаглавие указывается, при этом оно отделяется от ранее указанного заголовка при помощи двоеточия (:).

   Например: Bundesbahn

                         Transactions of the ASME: Journal of  Mechanical Design или

                         Железнодорожный транспорт

   Издательство: РВ

Название издательства указывается полностью без сокращений. Если его идентификация вызывает затруднения, следует воспользоваться Постановлениями — Copyright о коммерческо-юридическом положении издателя, как, например: "Editions", "Ltd", "GmbH".

Если документ имеет несколько издателей, указывается только наиболее известный, или тот, с которым легче всего связаться.

   Адрес: АЕ

Эти данные облегчают приобретение публикуемых документов к являются обязательными.

Допускается не указывать адрес, если документ издан большим тиражом, например, основные железнодорожные журналы, (см. список журналов памятки О 905/1). Следует учитывать, что такая информация, безусловно, может потребоваться и что при ее составлении необходимо учитывать проблемы, которые могут возникнуть при приобретении данного документа третьим лицом.

Адреса некоммерческих предприятий не должны указываться, чтобы избежать поступления к ним нежелательных запросов.

   Почтовый индекс: LC

Указывается соответственно с адресом (см. выше).

        F- 75015

        В - 1025

   Место издательства: PL

На первом месте указывается название города с адресом, а затем другие необходимые данные (страна, район).

   Например: Cambridge (-) Massachussets

   Страна издательства: СУ

Указывается полное название страны.

   Например: England или Венгрия

   Дата выхода в свет: PD

Заполняется в соответствии с теми же стандартными правилами, что и поле CD (AAAA-MM-DD), при этом необходимо соблюдать следующие правила:

 - Год надо обязательно указать, даже если он известен только приблизительно. В этом случае он указывается с вопросительным знаком в конце, что означает, что данные получены на основании содержания документа и приблизительны.

   Например:    АААА?

В других случаях отсутствующие данные заполняются нулями для публикации: ДААА-00-00

для ежемесячного выпускаемою документа: АААА-ММ-00

для документа с датой: AAAA-MM-DD

   Издание, том: VN

Для регулярно выходящих в свет публикаций, номер тома указывается в виде Vol.NN без пробелов между Vol. и последующими арабскими цифрами.

Публикации: Номер тома указывается, если речь идет об однократном издании или о сборном издании.

В случае переиздания, следует указать номер издания на первом месте поля в виде номера издания без пробела.

   Например: том.1 (1 том публикации)

                      том.3 (3 год публикации журнала)

                      2 издание.том1 (2 издание первого тома)

В особых случаях следует пользоваться стандартом ISO-690.7.

   Номер серии: NO

Номер бюллетеня указывается после N без пробела.

   Например: N.3 (издание - март)

                       N.7-8 (сдвоенное издание июль-август)

                     N.135 (текущий номер)

                     N.1/4 (первое издание публикации, которая выходит ежеквартально).

В неясных случаях следует пользоваться стандартом ISO-690.7.

   Указание страниц: PG

                    Отдельные страницы: Р.12

                    Статья: Р.13-17

                    Статья из нескольких частей: Р.24-29,56-57

                    Монография, книга: 123 Р. (Общее количество страниц)

                    Без указания страниц: NP

                    Разные страницы: VP

                   Примечание: В данном поле пробелы не ставятся.

   Код издания: RN

 Касается только документов, издающихся международными органами и исследовательскими центрами, которые всем известны (ERRI, UIC, ВИНИТИ,..).

   Например: Вопрос В 165, отчет 10

   ISSN: SN

Стандартное обозначение, которое имеется только на публикациях, выходящих в свет в сериях.

Вид записи: ISSN NNNNNNNNN.

Состоит из сокращения ISSN (пробел) и цифровой группы, которая разделяется тире "-" или пробелом. Цифровая группа должна быть принята в неизменном виде. Число "десять" в ней представляется в виде "X".

Если эта информация отсутствует или не распознается, нельзя ничего добавлять.

   Например: ISSN 0020-0956 (Ingegneria ferroviaria)

                       ISSN 0208-869X (Бюллетень ОСЖД)

   ISBN: BN

Используются те же правила записи, что и поля ISSN (для книжных публикаций).

Вид записи: ISBN NNNNNNNNNNNNN

   Например: ISBN 92-67-20144-1

                      Сборник норм ISO: Документация и информатика

   Иллюстрация: IL

Если документ содержит иллюстрации, вводится ILLU или рис. Тоже самое относится к следующим полям:   

   Указание литературы: ВВ

Вводить REF. или реф. (в случае надобности)

   Карты: МР

Вводить: MAPS. или Карта (в случае надобности)

   Планы: СА

Вводить: PLAN. или План (в случае надобности)

   Графики: GR

Вводить: GRAP. или Гр. (в случае надобности)

   Таблицы: ТА

Вводить: TAB. или Табл. (в случае надобности)

   Индекс: IX

Вводить: IND. или Индекс (в случае надобности)

   Глоссарии: DI

Вводить: GLOS. или Глос. (в случае надобности)

   Приложения: AN

Вводить: ANN. или Прил. (в случае надобности)

   Вид документа: DT

Необходимо указать вид документа. Смотри список в разделе 6 (поле DT), в котором определяются категории документов, допускаемых для хранения в банке данных и их стандартные названия.

   Форма документа: РТ

Для указания формы конкретного документа следует пользо­ваться указанными в списке названиями (см. поле РТ раздела 7).

   Язык документа: LA

Следует пользоваться сокращением из двух букв, которые приведены в стандарте ISO-639.

Например: it (итальянский)

 Для документов на нескольких языках обозначение надо вводить следующим образом:

   Например: FR. DE (документ на французском и немецком языках). Для издания на двух или трех языках,

как, например, журнал RAIL INTERNATIONAL - SCHIENEN DER WELT, следует вводить: DE-EN.

   Язык резюме: LS

Резюме может быть составлено на рабочем языке центра, выдающего информацию, если он не пользуется одним из официальных языков ОСЖД. Оно может быть также составлено на одном из языков МСЖД, если это не связано с дополнительными затратами труда (например, если национальный бюллетень содержит резюме автора на английском языке).

Следует пользоваться стандартом ISO-639 при указании сокращенных обозначений из двух прописных букв (см. список в разделе 5).

   Локализация: 1С

Место хранения документа.

Необходимо указать место, где хранится документ (в сокращенном виде), причем некоторые документы могут быть выданы по запросу из другого места.

   Например: ОСЖД (Комитет ОСЖД).

   Форма копии: FO

Говорит о том, в каком виде может быть выдан документ пользователю.

фотокопии: вводить Микрокопия: вводить ВТ-фаил: вводить Оригинал: вводить

Photo, или Фото Mikro. или Микро . Infor. или Информ. Oryg. или Оригинал

   Резюме: R

Резюме составляется на рабочем языке ОСЖД или МСЖД, определенном в графе ТТ или на языке документа.

   Дескриптор ОСЖД: JT

Следует пользоваться исключительно терминологией тезауруса ОСЖД с учетом правил индексирования, которые предусмотрены в сопроводительном документе.

Число дескрипторов должно быть от 10 до 15. Каждый дескриптор отделяется от последующих дескрипторов при помощи знака (%). Пробел для разделения дескрипторов не употребляется.

Географические дескрипторы ставятся в начале поля, их очередность зависит от их значения.

Дескрипторы указываются на рабочем языке. На другом языке дескрипторы могут указываться при условии, что т можно найти в тезаурусе ОСЖД.

Дескрипторы записываются заглавными буквами.

   Например: EUROPA%РОССИЯ%ТРАНСПОРТНАЯ ПОЛИТИКА%ОСНОВНОЙ ПЛАН

   Код дескриптора ОСЖД: KD

 В этом поле записывается цифровое обозначение кода дескриптора, принятое в тезаурусе ОСЖД.

   Ключевые слова: KW

В случае отсутствия в существующих тезаурусах ОСЖД дескрипторов, необходимых для описания содержания документов, в эту графу следует записывать ключевые слова, взятые из языка текста документа. Ключевые слова записываются заглавными буквами и разделяются знаком (%) без пробела.

   Например: FRANCE%LORRY%FRJEIGHT TRANSPORT

   Рубрики тезауруса ОСЖД: JC

Следует выбрать одну или несколько рубрик тезауруса ОСЖД, которые наиболее точно описывают документ. В поле записываются цифровые обозначения рубрик, разделяемые знаком (%).

Другие классификации: ОС

Это поле служит для описания документов, имеющих свою классификацию.

Например: МКИ (патентные документы).  

4. Используемые коды стран: Поля РО и CY       

(Выдержки из стандарта ISO-3166)      

Страна	Код
Австралия	AU
Австрия	AT
Азербайджан	AZ
Алжир	DZ
Белоруссия	BY
Бельгия	BE
Болгария	BG
Венгрия	HU
Вьетнам	VN
Германия	DE
Греция	GR
Грузия	GE
Иордания	JO
Ирландия	IE
Испания	ES
Италия	IT
Казахстан	KZ
Канада	СА
Китай	CN
Корея	KR
Латвия	LV
Литва	LT
Люксембург	Ш
Марокко	МА
Молдова	MD
Монголия	MN
Нидерланды	NL
Норвегия	NO
Польша	PL
Португалия	РТ
Россия	RU
Румыния	RO
Саудовская Аравия	SA
Сенегал	SN
Сирия	SY
Словакия	SK
Соединенное Королевство Великобритания	GB
Соединенные Штаты Америки	US
Туркменистан	TM
Турции	TR
Узбекистан	UZ
Украина	UA
Финляндия	Fl
Франция	FR
Чехия	CZ
Швейцария	CH
Швеция	SH
Эстония	HE
Южная Африка	ZA

 5. Используемые языковые коды: Поля WL, LA, LS

(Выдержки из стандарта ISO-639)

Язык	Код
Азербайджанский	37.
Английский	en
Арабский	ar
Белорусский	be
Болгарский	bg
Венгерский	hu
Вьетнамский	vn
Греческий	el
Грузинский	ge
Испанский	es
Итальянский	it
Казахский	kz
Китайский	ch
Корейский	kr
Латышский	Iv
Литовский	It
Молдавский	md
Монгольский	mn
Немецкий	de
Нидерландский	nl
Норвежский	no
Польский	pl
Португальский	pr
Русский	ru
Румынский	ro
Словацкий	sk
Туркменский	tm
Тюркский	tr
Узбекский	uz
Украинский	uа
Финский	fi
Французский	fr
Чешский	cs
Шведский	sv
Эстонский	ее

6. Обозначение вида документа: Поле DT

Список, приведенный ниже, указывает характер документов, учитывая их библиографические данные. В нем определены общие термины для употребления в графе DT.

Документы:	Название
годовой отчет	Annual report
статья	Article
атлас	Atlas
библиография	Bibliography
карта	Map
словарь памятка МСЖД	Dictionary UIC leaflet
ежемесячник	Periodical
монография органиграмма	Monograph Organisation chart
периодическая публикация	Periodical
отчет	Report
отчет по исследованию	Research report
статистика	Statistics
претензионные материалы	Proceedings
студия	Study

 7. Форма документа: Поле РТ

Документы:
брошюра	Brochure
книга	Book
микроформа	Microfiche
фотокопия	Photocopy
буклет	File
журнал специальное издание	Magazine Special edition
памятка	Leaflet

Входной формуляр для обработки данных по Памятке О 905/2

Форма записи данных

Название	Сокращение	Макс. длина поля	Тип	Номер поля		Примечания		О/F
Контрольный номер	NR	10	N	03		Определено страной		O
Страна создания	РО	3	А	10		ISO 3166		O
Центр создания	NC	5	А	11		Сокращение (Перечень сок­ращений)		O
Дата создания	CD	10	D	12		AAAA-MM-JJ		O
Язык входного формуляра	WL	2	A	14		ISO 639		O
Степень секретнос­ти	RD	4	N			9999 Секретно или несекретно-последний день дей ствия сек­ретности АААА		F
Актуальность	EX	4	D	16		АААА		F
Автор	AU	30х3	AN	210 220 230		Разделительный знак ISO-стандарт 3 автора		O
Принадлежность	AF	100х3	AN	211 221 231		Максимально 3 принадлежности		O
Организация/пред­приятие авторов	CS	300	AN	240				O
Официальное название документа	ОТ	500	AN	30				O
Переведенное название	TT	500	AN	32				O
Название журнала	РЕ	200	AN	410				O
Издательство	РВ	150	AN	402				O
Адрес издательства	АЕ	150	AN	403				F
Почтовый индекс	LC	20	AN	404				F
Место издательства	PL	20	A	405				O
Страна издательства	CY	20	A	407		ISO-стандарт		O
Дата выхода в свет	PD	10	D	420		AAAA-MM-JJ		O
Том	VN	10	AN	421		Вd.без интервала		O
Номер серии	NO	10	AN	422	Nr. без интервала		O
Указание страниц	PG	15	AN	423	Только количес­тво Особый случай См. ISO-690.7		O
Код издания	RN	40	AN	43	Касается нуме­раций ERRI/UIC/UNO и др. напр.: ВИНИТИ/ЭИ/7		O
ISSN	SN	14	AN	440	Вместо сокраще­ния ISSN нельзя применять сим­вол "-' и исполь­зовать клавишу пробела		O
ISBN	BN	13	AN	441	Знак ISBN NNNNNNNNN NNNN		O
Рисунки	IL	5	AN	510	Рис.		F
Указание литера­туры	ВВ	5	AN	511	реф.		F
Карты	МР	5	AN	512	Карта		F
Планы	СД	5	AN	513	План.		F
Графики	GR	5	AN	514	Гр.		F
Таблицы	ТА	5	AN	515	Табл.		F
Глоссарий	DI	5	AN	516/525	Глос.		F
Индекс	IX	5	AN	520	Индекс		F
Приложения	AN	5	AN	521	Прил.		F
Вил документа	DT